PROFORMA FATURA NEDİR?

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, bir satış işlemi veya hizmet anlaşmasının öncesinde hazırlanıp sunulan, teklif niteliğinde bir belgedir. Bu belge, alıcının satıcıdan talep ettiği mal veya hizmetlerin ayrıntılarını, miktarlarını, fiyatlarını ve teslimat koşullarını içerir. Kesin bir fatura niteliğinde olmadığından, muhasebe kayıtlarına geçmez ve yasal bir ödeme zorunluluğu doğurmaz. Ancak, fiyat ve şartlar konusunda taraflar arasında anlaşma sağlanması için kritik bir rol oynar ve işlem öncesinde tarafların mutabakatını pekiştirir.
Proforma Faturanın Kullanım Alanları
Proforma faturalar, çeşitli amaçlar için kullanılır:

1. Uluslararası Ticaret: İhracat ve ithalat işlemlerinde, gümrük süreçlerinin tamamlanmasında ve ithalat/ihracat izinlerinin alınmasında kullanılır.
2. Teklif Verme: Müşterilere kapsamlı ve detaylı bir teklif sunma aracı olarak işlev görür.
3. Finansman ve Kredi Başvuruları: Bankalar veya finans kuruluşları, ithalatçılardan kredi başvuruları sırasında proforma fatura talep eder.
4. İthalat İzinleri ve Kotalar: Belirli ülkelerde ithalat izinleri veya kotalar için gerekli belgeler arasında yer alır.
5. Sigorta İşlemleri: Taşımacılık sigortası yapılırken malların değerinin belirlenmesinde referans olarak kullanılır.

Nitelikli Bir Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
Detaylı ve nitelikli bir proforma fatura, aşağıdaki bilgileri içermelidir:

1. Belge Başlığı: "Proforma Fatura" ifadesi açıkça ve görünür şekilde yazılmalıdır.
2. Fatura Numarası ve Tarihi: Her proforma fatura, benzersiz bir numara ve düzenlenme tarihi taşımalıdır.
3. Satıcı Bilgileri: Şirket adı, adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve varsa vergi numarası gibi bilgileri içermelidir.
4. Alıcı Bilgileri: Alıcının adı, adresi, telefon numarası ve e-posta adresi detaylı şekilde belirtilmelidir.
5. Mal veya Hizmet Detayları:
   • Ürün veya hizmetin adı ve ayrıntılı açıklaması.
   • Miktar (adet, kilogram, litre gibi).
   • Birim fiyatı.
   • Toplam fiyat.
6. Ödeme Şartları: Ödemenin nasıl yapılacağı (peşin, vadeli, akreditif gibi) ve ödeme süresi açıkça belirtilmelidir.
7. Teslimat Şartları: Teslimat şekli (FOB, CIF, EXW gibi), teslimat yeri ve tarihi detaylandırılmalıdır.
8. Navlun ve Sigorta Detayları: Taşımacılık ve sigorta masraflarının kim tarafından karşılanacağı belirtilmelidir.
9. Geçerlilik Süresi: Proforma faturanın ne kadar süre geçerli olduğu belirtilmelidir.
10. Diğer Şartlar ve Koşullar: İptal şartları, garanti bilgileri, malın menşei, ambalaj ve etiketleme detayları gibi ek bilgiler yer almalıdır.

Proforma Faturanın Detaylı Açıklamaları

1. Belge Başlığı ve Fatura Numarası: Proforma faturanın başında, bu belgenin bir teklif olduğunu belirten "Proforma Fatura" ifadesi yer almalıdır. Benzersiz bir fatura numarası, belgenin takip edilmesini sağlar.
2. Tarih: Faturanın düzenlendiği tarih, teklifin geçerlilik süresi ve diğer işlemler için önemlidir. Bu tarih, belgenin üzerinde açıkça yer almalıdır.
3. Satıcı ve Alıcı Bilgileri: Satıcı ve alıcı bilgileri, ticari işlemin taraflarını tam olarak tanımlar. Her iki tarafın adı, adresi, iletişim bilgileri ve vergi numaraları doğru ve eksiksiz şekilde yazılmalıdır.
4. Ürün ve Hizmet Detayları: Teklif edilen ürün veya hizmetlerin ayrıntılı bir listesi verilmelidir. Her kalem için açıklama, miktar, birim fiyat ve toplam fiyat bilgileri net şekilde belirtilmelidir. Bu, teklifin anlaşılmasını ve karşılaştırılmasını kolaylaştırır.
5. Ödeme Şartları: Ödemenin nasıl yapılacağı, ödeme şekli ve süresi gibi detaylar açıkça yazılmalıdır. Örneğin, ödemenin peşin mi yoksa vadeli mi yapılacağı, akreditif kullanılıp kullanılmayacağı gibi bilgiler belirtilmelidir.
6. Teslimat Şartları: Teslimatın nasıl ve ne zaman yapılacağı, hangi teslimat terimlerinin kullanılacağı (FOB, CIF, EXW vb.) ve teslimat yeri açıkça belirtilmelidir. Bu bilgiler, lojistik ve maliyet planlaması açısından kritiktir.
7. Navlun ve Sigorta Detayları: Taşımacılık ve sigorta masraflarının kim tarafından karşılanacağı belirtilmelidir. Örneğin, FOB teslimat şartlarında navlun ve sigorta alıcıya aittir, ancak CIF şartlarında bu masraflar satıcıya aittir.
8. Geçerlilik Süresi: Proforma faturanın ne kadar süre geçerli olduğu açıkça belirtilmelidir. Bu süre sonunda teklifin yenilenmesi veya güncellenmesi gerekebilir.
9. Diğer Şartlar ve Koşullar: İptal şartları, garanti bilgileri, malın menşei, ambalaj ve etiketleme detayları gibi ek bilgiler, ticari işlemin tüm yönlerinin anlaşılmasını sağlar ve ileride oluşabilecek anlaşmazlıkları önler.

Proforma Faturanın Önemi
Proforma fatura hem alıcı hem de satıcı için büyük önem taşır. İşte bu belgenin sağladığı bazı avantajlar:

• Şeffaflık Sağlar: Satış şartlarını ve maliyetleri açıkça belirterek taraflar arasında şeffaflık sağlar. Bu, her iki tarafın da anlaşmanın şartlarını tam olarak bilmesini sağlar.
• Planlama ve Hazırlık: İthalatçılar, maliyet hesaplamalarını yapabilir ve gerekli belgeleri hazırlayabilirler. Ayrıca, ihracatçılar için üretim ve sevkiyat planlamasında önemli bir rehber oluşturur.
• Anlaşmazlıkların Önlenmesi: Satış şartlarının net bir şekilde belirtilmesi, gelecekte oluşabilecek anlaşmazlıkların önüne geçer. Belgedeki şartlar, her iki taraf için de bağlayıcı nitelikte olduğundan, yanlış anlaşılmalar minimize edilir.
• Resmi İşlemler: Gümrük, bankalar ve diğer resmi kurumlar için gerekli olan bilgileri sağlar. Proforma fatura, özellikle uluslararası ticarette gümrük işlemleri ve kredi başvuruları için temel bir belgedir.

Sonuç
Proforma fatura, ticari işlemler açısından kritik bir rol oynar ve hem satıcı hem de alıcı için önemli avantajlar sunar. Nitelikli bir proforma fatura, içerdiği detaylı bilgilerle taraflar arasında güven oluşturur ve ticaretin sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesine yardımcı olur. Bu nedenle, proforma faturanın doğru ve eksiksiz bir şekilde düzenlenmesi, uluslararası ticarette başarı için vazgeçilmezdir.
 
KTO Dış Ticaret Merkezi